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Mahnwesen

Unter Mahnwesen versteht man einerseits die Organisation des Mahnverfahrens in Unternehmen und andererseits den gesamten Prozess von der Auslieferung der Ware bzw. des Angebots über Dienstleistungen, der Rechnungsstellung bis hin zum Inkasso.

Notwendigkeit eines Mahnwesens

Für ein Unternehmen ist ein funktionierendes Mahnwesen von zentraler Bedeutung. Es sichert die Liquidität des Unternehmens und dient damit der langfristigen Sicherstellung der Existenz des Unternehmens. Ohne ein erfolgreiches Mahnwesen käme der Unternehmer schnell in Zahlungsschwierigkeiten und könnte – trotz einer guten Auftragslage – in die Gefahr geraten, Insolvenz anmelden zu müssen. Dies kann durch ein Mahnwesen im Unternehmen verhindert bzw. die Gefahr zumindest verringert werden. Insgesamt kann der Unternehmer so durch Verlängerung der Kreditorenziele und Verkürzung der Debitorenziele die Liquidität im Unternehmen positiv beeinflussen.

Elemente des Mahnwesens

Neben der Rechnungsstellung auf Basis von erfassten Auftragsdaten beinhaltet das Mahnwesen die Überwachung des Forderungseingangs, den Abgleich der Zahlungseingänge mit den offenen Forderungen – und gegebenenfalls die Klärung bei „unklaren“ (nicht zuordnungsfähigen) Beträgen – sowie das darauffolgende Mahnwesen und Inkasso. Hierzu gehören sowohl das außergerichtliche als auch das gerichtliche Mahnverfahren. Letztlich sind auch die Bildung einer Wertberichtigung auf eine Forderung, die (endgültige) Abschreibung der Forderung und die Führung des Vormerkbuches Bestandteile des Mahnwesens. Das Vormerkbuch soll in diesem Fall dazu dienen, bereits abgeschriebene Forderungen regelmäßig auf eingehende Gelder bzw. Inkassomöglichkeiten zu überprüfen. Regelmäßig verkaufen Unternehmen diese Forderungen auch zu einem Abschlag an Inkassounternehmen, um den Aufwand für die Pflege gering zu halten und gleichzeitig wenigsten noch einen – wenn auch geringen – Ertrag beziehungsweise Erlös zu erzielen.

Aufgaben eines Inkassodienstleisters beim Mahnwesen

Die Aufgaben eines Inkassodienstleisters sind vielfältig. Das Unternehmen kann das ganze Spektrum eines Mahnwesens anbieten. Insbesondere aufgrund des hohen Spezialisierungsgrades von Inkassounternehmen auf diesem Gebiet ist ein Outsourcing hier sinnvoll. Ein hohes Know-how, niedrige Kosten und effiziente sowie schnelle Prozesse, verbunden mit der Möglichkeit, offene Forderungen beziehungsweise bereits abgeschriebene Forderungen zu “verkaufen”, machen die Services eines Inkassodienstleisters so interessant für den Unternehmer.

Rolle des Schuldners im Mahnwesen

Der Schuldner sollte durch rechtzeitige Bezahlung seiner Forderungen dafür sorgen, dass er innerhalb des Mahnwesens des Unternehmens nicht „auffällig“ wird, da dies im Regelfall zu einer Verschlechterung des Schufa-Score des Schuldners führt – mit allen negativen Folgen. Insbesondere sind hierbei die Verschlechterung der Bonität, die Schwierigkeit der Abwicklung von neuen Aufträgen sowie die Verteuerung von Kreditkonditionen zu nennen, da die Banken auch auf den Schufa-Wert zurückgreifen.

Links:

http://de.wikipedia.org/wiki/Mahnwesen
http://finance.wiwi.tu-dresden.de/Wiki-fi/index.php/Mahnwesen
http://www.mahnung-online.de/mahnverfahren.html

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Autor: Helene Müller
Helene Müller ist seit 2013 Schuldnerbetreuerin bei eCollect.