Was bedeuten die einzelnen Statuskategorien in manage.ecollect.org?

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Nevena Stavreva
eCollect support team

eCollect hat den Inkassoprozess digitalisiert. Das macht das Betreiben von Forderungen nicht nur effektiver und erfolgreicher, sondern auch transparent: Über unser Webinterface können sich Kreditoren jederzeit über den Stand des Betreibungsprozesses informieren. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Erklärung zu den wichtigsten Schritten unseres Inkasso-Prozesses und den entsprechenden Statusvergaben in Ihrem Account unter manage.ecollect.org.


VALIDATION, ENRICHMENT: Validierung und Anreicherung der Akte

Die Akte wird validiert und angereichert, d.h. wir überprüfen die Daten der Schuldner und ergänzen jeden einzelnen Fall mit weiteren Informationen durch eine ausführliche Recherche. Damit stellen wir sicher, das die zukünftige Kommunikation reibungslos verläuft und die Forderung auf einer soliden rechtlichen Basis steht.

AUTOCOLLECT: Automatisierter Eskalationsverlauf

Nach Abschluss der Validierung wird die Akte durch das eCollect-System in den AUTOCOLLECT-Status übergeben. Dies leitet die automatisierte Eskalation ein, bei der Kommunikationsereignisse in definierten Abständen erfolgen, kontrolliert sowie evaluiert werden.

Intelligente Technologie sorgt hier für schnelle Bearbeitung: Im ersten Schritt der AUTOCOLLECT-Sequenz erstellt die Software personalisierte Schreiben und versendet diese über bekannte Kommunikationskanäle, wie z.B. per Briefpost, E-Mail oder SMS.

Outbound Telefonie: Aktive Interaktion zwischen dem Schuldner und dem eCollect-Kommunikationsteam

Sollte auf die ersten Schreiben, E-Mails und SMS keine Reaktion erfolgen, beginnt ein zweiwöchiger CALL-OUT-Prozess (Teil der AUTOCOLLECT-Sequenz, Status bleibt unverändert). Im CALL-OUT versuchen unsere Outbound-Experten einen direkten telefonischen Kontakt aufzunehmen und Ihre Kunden zu einer vorgerichtlichen Klärung des Falles zu bewegen. In diesem Arbeitsschritt werden die vorliegenden Daten erneut überprüft und abgeglichen.

Erfolgt in diesem Zeitraum keine plausible Reaktion seitens der verschuldeten Person, generiert und verschickt das eCollect-System neue Schreiben, in denen mit Nachdruck auf die Dringlichkeit einer Reaktion und auf die rechtlichen Konsequenzen verwiesen wird.

Diese Aktionsabfolge wird solange wiederholt, bis die vorgegebene Anzahl der Kontaktversuche erreicht ist und die Klageerhebung angekündigt wird.

COMMUNICATION: Bearbeitung von Widersprüchen

Der Status COMMUNICATION bedeutet, dass Ihr Kunde schriftlich (per Post oder E-Mail) einen Widerspruch gegen die Rechtmäßigkeit oder die Höhe der Forderung eingelegt hat und/oder offiziell durch einen Rechtsanwalt oder Betreuer vertreten wird.

In Fällen, bei denen Unterlagen bzw. Nachweise für die rechtliche Grundlage der Forderung verlangt werden oder der Kunde uns Belege für die rechtzeitige Zahlung des offenen Betrages vorlegt, sind wir auf Ihre zeitnahe Unterstützung per E-Mail angewiesen.

INSTALLMENT: Ratenzahlung

Ihr Kunde hat einer Ratenzahlung zugestimmt und überweist regelmäßig Teilbeträge, die vorrangig Ihrem eCollect Guthabenkonto zugewiesen werden. Eine Abrechnung der Forderung erfolgt erst, wenn die Forderung in vollem Umfang beglichen ist.

LEGALCOLLECT: Evaluation und Vorbereitung für das Gerichtliche Mahnverfahren

Kann der Schuldner nicht zur Zahlung im Rahmen eines außergerichtlichen Verfahrens bewegt werden, wird die Forderung nach einer Bewertung der Erfolgschancen von unserer Rechtsabteilung für das Gerichtliche Mahnverfahren vorbereitet.

CLEARED: Erfolg

Die Forderung wurde beglichen. Wir haben den gesamten Betrag, den Sie uns überstellt haben, Ihrem Guthabenkonto gutgeschrieben und eine Abrechnung erstellt.

UNFOUNDED: Unbegründet | CANCELLED: Storniert | RECALLED: Zurückgerufen

Forderungen in den oben genannten Statusgruppen können nicht weiter betrieben werden und sind aus unserer Sicht auszubuchen bzw. abzuschreiben.

Laut AGB sollten Sie an uns nur berechtigte Forderungen übergeben. Es kann allerdings hin und wieder vorkommen, dass die Forderung aufgrund eines Fehlers an eCollect überstellt wurde, wie z.B. Sie haben eine Zahlung oder Retoure übersehen, oder es gab einen Systemfehler, etc. In solchen Fällen melden Sie sich bitte umgehend bei unserem Account-Support via
support@ecollect.net
oder telefonisch unter +49 231 22614567. Die Rücknahme bzw. Stornierung von Fällen ist für Sie selbstverständlich kostenfrei!

MONITORING: Überwachung

Der Status MONITORING weist darauf hin, dass eine Forderung momentan nicht realisiert werden kann, da spezifische Umstände wie Krankheit, Insolvenz oder mangelhafte Kontaktdaten für Ihren Kunden vorliegen. Sie können in dieser Situation die Forderung zurückziehen bzw. abschreiben, müssen es jedoch nicht. Sobald uns neue Informationen zu der Person und deren Lebenslage vorliegen, werden wir die Beitreibung fortsetzen.

Sie können unter
https://manage.ecollect.org/files
jederzeit eine .CSV Datei herunterladen, die sämtliche Informationen (inkl. Statusinformation) zu Ihren Forderungen bei eCollect zu einem beliebigen Zeitpunkt enthält.